Communication avec vos voyageurs

Notre outil vous permet de communiquer avec vos voyageurs facilement et sans trop d'efforts !

La boîte de réception centralisée

Grâce à notre boîte de réception centralisée, plus besoin d'aller sur chaque plateforme pour répondre à vos clients. Vous pourrez consulter tous vos messages reçus et y répondre directement depuis la messagerie intégrée à Smily (vous recevrez une notification sur votre adresse email vous prévenant dès que vous aurez un nouveau message).

Veuillez noter que vous ne pouvez pas créer de nouveaux messages depuis la boîte de réception. Vous pouvez uniquement répondre aux messages envoyés par les voyageurs.

Il est possible d'ajouter des notes privées dans vos discussions et d'ajouter des modèles de réponses :

La boîte de réception est composée de 4 vues principales:

  • Ouvertes
  • Fermées
  • Toutes
  • Indésirables

Vous pouvez changer le statut d'un message en cliquant sur le bouton FERMER/OUVRIR ou SPAM en haut à droite de la discussion.

Veuillez noter que lorsque vous changez le statut d'un message, la modification est prise en compte uniquement après avoir rafraîchi la page.

Vous pouvez également accéder aux réservations et aux informations du voyageur en cliquant sur les icônes correspondantes situées dans le coin en haut à droite de la discussion :

Vous avez la possibilité d'attribuer les messages à n'importe quel utilisateur de votre compte et aussi de filtrer vos messages par attributaire:

Les notifications envoyées à vos voyageurs

Afin de vous faire gagner du temps, notre système va automatiquement envoyer des notifications standards à vos voyageurs !

  • Confirmation de réservation
  • Contrat de réservation
  • Relances pour les paiements (acompte et solde) si non réglés dans les temps
  • Confirmation de paiement
  • Notification en cas d'annulation
  • Informations de check-in : adresse, heure de check-in, informations renseignées dans les "instructions pour l'arrivée" (1 semaine avant l'arrivée du voyageur ou en même temps que le contrat si le check-in est à moins d'une semaine de la réservation)
  • Informations de check-out : heure de check-out, informations renseignées dans les "instructions pour le départ" (1 jour avant le départ)
  • Demande et relances pour laisser un avis

Vous recevrez également de notre part toutes les informations dont vous avez besoin (directement sur votre adresse email) !

  • Demande de réservation
  • Confirmation de réservation 
  • Confirmation de paiement
  • Notification en cas de retard de paiement (acompte et solde)
  • Notification en cas d'avis laissé ou non reçu

Vous pouvez également envoyer un message à vos voyageurs directement depuis la boîte de réception centralisée Smily.

Afin de démarrer une nouvelle communication, veuillez vous rendre sur votre compte Smily dans la section boîte de réception et suivre les étapes ci-dessous :

  1. Cliquez sur "Nouvelle conversation" - en haut à droite de l’écran
  2. Sélectionnez le voyageur auquel vous souhaitez envoyer un message - dans le sélecteur “à”
  3. Entrez l'objet de votre message - dans le sélecteur “objet”
  4. Écrivez le contenu du message - dans la zone de texte dédiée “Ecrire ici…”
  5. Si nécessaire, vous pouvez ajouter une pièce jointe en cliquant sur le trombone ou utiliser une réponse pré-enregistrée en cliquant sur la bulle de dialogue
  6. Une fois que vous êtes prêt à envoyer votre message, cliquez sur “Envoyer” - en haut à droite de l’écran
  7. Votre message sera également visible dans la boîte de réception

Que se passe-t-il si le voyageur répond au message que j’ai envoyé via la boîte de réception ?

Vos voyageurs peuvent facilement répondre aux messages que vous avez envoyé via la boîte de réception Smily en cliquant sur “répondre” depuis leur système de messagerie actuel. La réponse sera visible dans la boîte de réception de votre compte Smily et vous pourrez y continuer la conversation.

Quels types de pièces jointes puis-je ajouter à mes conversations ?

Veuillez noter que lorsque vous démarrez une conversation depuis la boîte de réception Smily (en suivant les étapes ci-dessus), vous pouvez utiliser les formats png, jpg et pdf.

Si vous répondez à un message entrant envoyé via un portail de réservation (Airbnb), vous ne pouvez utiliser que les formats png et jpg.